[코리아포스트 한글판 정수향 기자] 회사 규정에 맞춰 업무나 출장에 따른 교통비와 숙박비 명세를 적어 넣거나 영수증을 알아보기 쉽게 종이에 붙이면서 없어진 영수증을 찾느라 쩔쩔 맨 일은 많은 사람이 한 번쯤 겪어봤을 법한 경험이다. 경비 정산은 누구에게나 귀찮은 일이다. 이 성가신 작업을 스마트폰으로 손쉽게 처리할 수 있는 서비스가 일본에서 빠른 속도로 확산하고 있다. 일본 정부가 경비 정산의 페이퍼리스(paperless)화, 전자화를 촉진하기 위해 전자장부보존법을 개정, 올부터 기업이 영수증이나 청구서를 종이 대신 화상 데이터로 보존하는 것도 인정키로 한 게 효과를 발휘하고 있다.
외국인 관광객에게 호텔을 소개하거나 통신카드를 빌려주는 사업을 하는 사원 30명 규모의 벤처기업 "와메이징(WAmazing)은 창업 1년 남짓한 신생기업이다. 매달 사원을 새로 채용해야 할 정도로 사업이 번창하자 본업에 집중하기 위해 경비 정산 앱을 도입했다. 영수증을 스마트폰으로 촬영하면 날짜와 지불처, 금액 등을 자동으로 읽어 들인다. 구매한 품목 등 필요한 내용을 첨부해 화상 데이터와 함께 등록하면 경비 정산 절차가 끝난다.
오로지 경비 정산만을 하기 위해 회사에 들릴 필요가 없어졌다. 월말에 몰리던 정산신청이 분산돼 회사 전체적으로 경비처리에 걸리던 시간도 5분의 1로 축소됐다고 한다.
전자화를 단행하기 전에는 대부분의 기업과 마찬가지로 사원 각자가 액셀로 서류를 작성해 제출하면 경리담당자가 영수증과 대조하면서 확인했었다. 경리담당인 아오키 미리는 "아무래도 잘못이 나오기 마련이어서 해당자에게 빠진 걸 알려 주거나 서류를 돌려보내는 일도 자주 있었다"고 털어놓았다. 영수증 등을 A4 용지에 붙여 보관하다 보니 파일이 금세 차버려 보관장소도 마땅치 않았다. 전자화한 이후 정산신청 잘못이나 보관장소로 고민할 일이 없어졌다.
이 회사 대표인 가토 후미코는 "인력과 예산에 한계가 있는 벤처기업으로서는 제품을 내놓는 데 집중해야 한다"면서 "사원에게 1시간의 여유가 있으면 기획서를 쓸 수 있고 기술자라면 프로그래밍, 영업직이라면 고객과 대화를 할 수 있다. 지원 업무에 걸리는 시간을 줄이면 본업에 충실할 수 있다"고 강조했다.
경비 정산 앱을 개발한 "머니 포워드(moneyforward)"사는 작년에 기업 대상 서비스를 선보였으나 올해 들어 수주가 크게 늘고 있다고 한다. 국내 항공사와도 제휴해 앱에 보내온 탑승기록을 회사 경리에게 보내는 것만으로 정산신청이 끝난다.
NHK에 따르면 미국 IT(정보기술) 기업 "콘커(concur)는 일본의 모든 기업이 경비 정산업무를 전산화하면 1조9천억 엔(약 19조 원)의 경비를 절감할 수 있을 것으로 추산했다. NHK는 법 개정을 계기로 스마트폰으로 경비 정산을 할 수 있는 서비스가 등장하기 시작했다면서 앞으로 정산업무의 "전자화, 페이퍼리스화"가 한층 가속화될 것으로 내다봤다.
